Wie die Unterschrift bei einem Papierdokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sicherere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse. Denn auch eine nachträgliche Änderung des Dokuments ist eindeutig erkennbar.
Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Kontoauszug einem Papierkontoauszug gleichgestellt. Mit Hilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buchführungspflichten gegenüber dem Finanzamt bzw. Betriebsprüfern nachweisen, dass der Auszug tatsächlich von der Sparkasse erstellt und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raumkosten, da die papierhafte Archivierung entfällt.
Zur Prüfung der Signatur benötigen Sie einen sogenannten „Signatur-Viewer“. Weiteres technisches Equipment ist nicht erforderlich. Die für Sparkassenkunden kostenfrei nutzbare Software „Sign Live! Sparkassen-Edition“ können Sie hier herunterladen.
Als Empfänger des elektronischen Kontoauszugs sind Sie verpflichtet, die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, zu beachten.
Mit Hilfe der Signatur ist der Nachweis erbracht, dass die Inhalte des Kontoauszugs nicht verändert wurden. Der mit der qualifizierten elektronischen Signatur versehene elektronische Kontoauszug im PDF-Format erfüllt die Anforderungen zur maschinellen Auswertbarkeit.
* Sofern Sie der Buchführungspflicht unterliegen, erkundigen Sie sich zuvor bei Ihrem Finanzamt, ob es den elektronischen Kontoauszug steuerrechtlich anerkennt.
Hinweis
Da einige Anforderungen an den elektronischen Kontoauszug nicht im Einflussbereich der Sparkasse liegen, kann eine uneingeschränkte Garantie für die steuerliche Anerkennung der Kontoauszüge durch die Sparkasse nicht übernommen werden.